📖 Bruksanvisning — Minel Kapasitetsprognose
🏠 Hva er dette?
Minel Kapasitetsprognose er et internt styringsverktøy som kombinerer mannskapsprognose, kontraktsoppfølging og Ordrestyring-data i ett bilde. Applikasjonen lagrer data i SharePoint og lokalt i nettleseren slik at den alltid er tilgjengelig, selv uten nettforbindelse.
📊 Kapasitetsprognose — diagrammet
Diagrammet viser forventet mannskapsbehov per uke eller måned basert på ukeregistreringer i timeregistreringssystemet.
- Uker / Måneder
- Bytt visning med knappene øverst til venstre i diagrammet.
- Fra / Til
- Bruk datovelgerne for å zoome inn på en ønsket periode, og klikk OK.
- ↺ Tilbakestill
- Nullstiller datovelgerne tilbake til standardvisning.
- Selskapsfilter
- Klikk på et selskap i fanebladraden for å isolere ett selskap. Kun ved selskapsfilter vises bemanningsgap-linjen (oransje).
- Oransje linje — Bemanningsgap
- Vises kun per selskap. Viser totalt antall mann du har kontrahert på prosjekter der OS ikke bekrefter tilsvarende antall ressurser. Høy linje = manglende bemanning eller oppdatering av kortene.
📋 Registrere og redigere kontrakter
Alle manuelt registrerte kontrakter vises i Ordrereserve-seksjonen.
- ＋ Ny kontrakt
- Klikk på den røde knappen nede til høyre for å legge til en ny kontrakt.
- ✏ Rediger
- Åpne et prosjektkort ved å klikke på selskapskortet i ordrereserven, og klikk deretter Rediger øverst i skuffen. Her kan du endre navn, kontraktssum, OrdreNr og alle andre felter.
- 🗑 Slett
- Sletting skjer via Rediger-knappen i prosjektkortet (skuffen). Kun tilgjengelig for admin.
🔄 Rammeavtale / løpende serviceavtale
For rammeavtaler og løpende serviceavtaler der full kontraktssum ikke faktureres på én gang:
- Aktivere
- Huk av Rammeavtale / løpende serviceavtale i kontraktsskjemaet (eller via Rediger i prosjektkortet).
- Beregning
- Forbruk beregnes automatisk lineært: andel gjennomførte/pågående uker av total avtaleperiode × kontraktssum. Ingen OS-ordrenummer nødvendig.
- Ordrereserven
- Oppdateres ukentlig i takt med gjennomføring — viser gjenværende verdi i avtalen.
💡 Rammeavtale-innstillingen lagres separat i nettleseren og mistes ikke ved oppdatering eller synkronisering mot SharePoint.
🔗 Ordrestyring-kobling (OrdreNr)
Legg inn OrdreNr fra Ordrestyring for å hente fakturert beløp automatisk og vise det i prosjektkortet.
- Ett ordrenummer
- 37202
- Flere ordrenummer
- Separér med / , ; eller mellomrom — f.eks. 37202/36969
- Summering
- Beløpene fra alle ordrenummer summeres og vises som ett fakturert beløp.
⚠️ OrdreNr er unike per selskap. Å blande ordrenummer fra forskjellige selskaper gir feil resultat og støttes ikke.
🔵 I Ordrestyring — korrekt arbeidsflyt og bemanningsgap
Modellen skiller mellom manuelt kontraherte prosjekter (grønn søyle) og prosjekter som er aktive i Ordrestyring (blå søyle). Det er avgjørende at kortene holdes oppdatert for at prognosene og gapberegningene skal stemme.
- Steg 1 — Kontrakt registreres
- Legg inn kontrakt manuelt med planlagt mannskap per uke. Vises som grønn søyle i diagrammet.
- Steg 2 — Prosjektet startes i OS
- Når prosjektet er opprettet i Ordrestyring og mannskap bookes der: åpne prosjektkortet og huk av ☑ I Ordrestyring.
- Steg 3 — Effekt av huking
- Kontrakten forsvinner fra grønn søyle og telles nå kun via blå (Fra Ordrestyring). Bemanningsgap-beregningen deaktiveres for prosjektet — ingen dobbeltelling.
- Bemanningsgap-varsel
- Så lenge I Ordrestyring ikke er huket av, sammenligner modellen planlagt mannskap med faktisk antall i OS. Kortkortet viser ⚠️ Bemanningsgap eller 💡 Hint om å oppdatere kortet.
⚠️ Viktig: Glemmer du å huke av «I Ordrestyring» når prosjektet startes i OS, vil de samme personene telles dobbelt — både i blå og grønn søyle. Dette gir et feil bilde av ledig kapasitet og ordrereserven. Vær nøye med å oppdatere kortene løpende.
✏ Manuell overstyring av fakturert beløp
Noen konsernprosjekter fremkommer ikke korrekt i Ordrestyring for alle selskaper. Da kan du legge inn beløpet manuelt.
- Aktivere
- Åpne prosjektkortet → finn ØKONOMI (ORDRESTYRING)-boksen → klikk ✏ Overstyr.
- Aktiv override
- Boksen vises med ØKONOMI (MANUELT OVERSTYRT) i amber. Det opprinnelige OS-beløpet vises som referanse.
- Tilbakestille
- Klikk ↩ Tilbakestill for å gå tilbake til automatisk OS-data.
📅 Kvartal/år-filter på ordrereserven
Filterknappene over ordrereserven lar deg se kumulativt forbruk frem til og med en bestemt periode.
- Alt
- Viser total kontraktssum uavhengig av tidsperiode (standardvisning).
- Kvartal (K1–K4)
- Viser akkumulert forbruk til og med det valgte kvartalet for det valgte året.
- Årsknapper
- Velg år for kvartalsfilteret. Klikk på et år uten kvartal for å se hele årets forbruk.
Nyttig for kvartalsvis rapportering til ledelse eller styret.
☁ SharePoint-synkronisering og lagring
Alle data lagres dobbelt: i SharePoint (deles på tvers av brukere) og lokalt i nettleseren (offline-sikkerhet).
- ☁ Synket
- Siste lagring mot SharePoint var vellykket.
- ↻ Lagrer...
- Synkronisering pågår.
- ⚠ Offline — kun lokalt
- SharePoint var utilgjengelig. Endringer er tryggt lagret i nettleseren og synkes automatisk ved neste vellykkede forsøk.